Avalduste kinnitamine ja rakendamine

• Hüve
• Koolitusavaldus
• Koormusemuudatus
• Lähetuse avaldus
• Töösuhte lõpetamine
• Maksuvaba tulu avaldus
• Vabas vormis avaldus
  ____
  

• Pangakonto muudatus
• Uus hariduskäik või hariduskäigu muudatus
• Uus isikut tõendav dokument
• Uus kompetents
• Uus kontakt või kontakti muutatus
• Uus perekonnaliige või perekonnaliikme muudatus
  

• Avaldusi saab kinnitada kasutaja (näiteks juht), kelle rollil on õigus "Avalduste kinnitamine".
  
  • Kasutaja näeb ainult neid avaldusi, kuhu tema nimi on kinnitajaks märgitud.
  • Kasutaja näeb nuppe "Kinnita" ja "Lükka tagasi".
  • Töötajad saavad avaldusele valida kinnitajad nimekirjast, mis sisaldab isikuid, kellel on roll "Avalduste kinnitamine".
    
    

• Avaldusi saab rakendada ehk menetletuks märkida kasutaja (näiteks personalitöötaja), kelle rollil on õigus "Avalduse rakendamine (kõik üksused)"
  
  • Kasutaja saab rakendada, tagasi lükata, muuta ja kustutada kogu asutuse kõikide üksuste avaldusi.
  • Kasutaja näeb nuppe "Rakenda avalduse muudatused" ja "Lükka tagasi"
    
    

• Kui rollil on järgmised õigused: "Avalduse rakendamine (kõik üksused)" ja "Avalduste kinnitamine", siis
  kasutaja näeb nuppe "Rakenda avalduse muudatused", "Kinnita" ja "Lükka tagasi".
  
  
  
  

• Avaldusi saab rakendada kasutaja, kellel on õigus "Avalduse rakendamine (kõik üksused)".
• Avaldusel märgitud tingimuste rakendamiseks tuleb teha märge avalduse rea ees olevasse märkeruutu ja vajutada nupule "Rakenda avalduse muudatused".
• Nupule "Rakenda avalduse muudatused" vajutamise järel teeb Persona avalduses märgitud muudatused töötaja andmetes personalihalduses, kuvab lisatud või muudetud andmed töötajale iseteeninduses ja saadab töötajale teavituse, et avaldus on menetletud.
• Avaldust saab vajadusel rakendada ka siis, kui kinnitaja ei ole avaldust veel kinnitanud.
• Korraga saab rakendada mitu avaldust.
  

• Avaldusel märgitud tingimustega nõustumiseks tuleb teha märge avalduse rea ees olevasse märkeruutu ja vajutada nupule "Kinnita".
• Nupp "Kinnita" on aktiivne järgmistel juhtudel:
  • avaldus on staatusega "Kinnitamisel"
  • avaldusele on kinnitajaks märgitud Sinu nimi.
• Kinnitamise järel saadab Persona vastavasisulise teavituse personalitöötajale ehk rakendamisõigustega kasutajale.
  
  
  

• Avaldusega mittenõustumisel tuleb teha märge avalduse rea ees olevasse märkeruutu ja vajutada nupule "Lükka tagasi".
• Nupule "Lükka tagasi" vajutamisel avaneb vorm tagasilükkamise põhjuse sisestamiseks. Kui põhjused on sisestatud, tuleb vajutada nupule "Esita".
• Kui avalduse tagasilükkamise toimingud on tehtud, saadetakse töötajale e-mail avalduse tagasilükkamise kohta.
• Tagasilükkamise põhjust saab hiljem vaadata kõikide avalduste sektsioonis, vajutades vastava rea peal.
  
  
  

• Avaldusi saab muuta kasutaja, kellel on õigus "Avalduse rakendamine (kõik üksused)".
• Avalduse muutmiseks vajutage avalduse rea lõpus olevale kolme täpiga nupule ja valige "Muuda".
• Muuta saab kinnitamisel olevaid ja kinnitatud avaldusi. Muuta ei saa avaldusi, millel on staatus "Menetletud" ja staatus "Tagasi lükatud".
• Kinnitamisel olevat avaldust ei saa muuta, kui alguskuupäev on tänaseks minevikus.
• Kinnitatud avalduste korral ei ole võimalik kinnitajat muuta.
• Muutmise järel töötaja e-mailile teavitust ei saadeta (v.a kinnitaja muutmine).
• Kui muudeti taotluse kinnitajat, saadetakse endisele ja uuele kinnitajale vastavasisulised teavituskirjad.
  
  
  

• Avaldusi saab kustutada kasutaja, kelle on õigus "Avalduse rakendamine (kõik üksused)".
• Avalduse kustutamiseks vajutage avalduse rea lõpus olevale kolme täpiga nupule ja valige "Kustuta".
• Avalduse kustutamise järel saadetakse töötajale ja kinnitajale e-mail avalduse kustutamise kohta.
• Kustutada saab kinnitamisel olevaid ja tagasilükatud avaldusi. Kustutada ei saa avaldusi, millel on staatus "Kinnitatud" või "Menetletud".
  
  

• Märkus ei kandu avalduse rakendamisel lehele "Töö" ametikoha andmete juurde.
• Nupule "Rakenda avalduse muudatused" vajutamise peale teeb Persona avalduses märgitud muudatused ära töötaja andmetes lehel "Töö" ja saadab töötajale teavituse, et avaldus on menetletud.
• Eriolukorrad:
  • Kui töötajal on mitu kehtivat ametikohta (sh käsundusleping, töövõtuleping vms), siis töösuhte lõpetamise avalduse korral lõpetab Persona ära kõik ametikohad (sh lõpetatakse ära mõlema ametikoha palgad, lisatasud, kustutatakse tuleviku töögraafikute kirjed, puhkused, jms). Kui tegelikult on vaja ära lõpetada ainult üks ametikoht, siis tuleb lõpetamise avaldus tagasi lükata ja lõpetamine teha Personas lehel Töö käsitsi. Avaldust lehel Avaldused rakendada ei tohiks.
  • Kui töötaja on esitanud esmalt koormusemuudatuse avalduse ja seejärel on ta esitanud töösuhte lõpetamise avalduse, mis kuupäeva järgi jõustub varem kui koormusemuudatuse avaldus, siis neid avaldusi korraga rakendades lõpetab Persona töösuhte ära ja koormusemuudatuse osas annab teate, et seda ei õnnestunud teostada.
  • Kui töötaja on esitanud mitu erineva kuupäevaga avaldust ja need rakendatakse korraga, siis Persona rakendab need avaldusel toodud kuupäeva järjekorras (esimesena kätte jõudnust hilisemani).
  • Kui töötaja on teinud töösuhte lõpetamise avalduse, kuid Personas on avalduse rakendamise hetkeks ametikoht juba muutunud (sh olukord, kus ametikoha nimi on sama, kuid näiteks koormus või kulukoht on teine), siis lõpetab Persona ära viimase aktiivse ametikoha.
  • Kui ametikohale on personalitöötaja poolt pandud lõppkuupäev ja seda lõppkuupäeva soovitakse avalduse abil edasi lükata, siis see ei ole võimalik. Persona annab teate, et isikul puudub sellel hetkel kehtiv töösuhe.
  • Kui ametikohale on personalitöötaja poolt pandud lõppkuupäev ja sama kuupäevaga töösuhte lõpetamise avaldust püütakse rakendada, siis Persona uuendab olemasolevat avaldust.
  • Kui ametikohale on personalitöötaja poolt pandud lõppkuupäev ja sellest kuupäevast varasema kuupäevaga töösuhte lõpetamise avaldust püütakse rakendada, siis Persona uuendab olemasolevat avaldust. Seega juba sisestatud lõpetamise kuupäeva saab avalduse abil varasemaks tuua.
  • Kui töötaja on teinud töösuhte lõpetamise avalduse tulevikku, siis avalduse rakendamisel lõpetab Persona ära ametikoha, mis kehtib avaldusel märgitud kuupäeval. Seda ka juhul, kui ametikoht on vahepeal muutunud, lõpetatud ja uuesti lisatud.
    
    
    

• Nupule "Rakenda avalduse muudatused" vajutamise peale teeb Persona avalduses märgitud muudatused ära töötaja andmetes lehel "Töö" ja saadab töötajale teavituse, et avaldus on menetletud.
• Kui töötaja on teinud töösuhte koormusemuudatuse avalduse, kuid Personas on avalduse rakendamise hetkeks ametikoht juba muutunud (sh olukord, kus ametikoha nimi on sama, kuid näiteks koormus või kulukoht on teine), siis annab Persona teate, et avalduse rakendamine ei õnnestunud. Töötaja andmetes lehel "Töö" tuleks avaldusel toodud muudatused käsitsi sisse viia. Kui avaldust ei ole veel kinnitatud, siis saab selle kustutada. Kui avaldus on kinnitatud, siis saab selle tagasi lükata. Avalduse staatust ei saa menetletuks panna ilma muudatuste rakendamiseta.
• Kui koormusemuudatuse avaldus tehakse kuupäevale, mil töötajal lehel "Töö" juba on samal kuupäeval alanud ametikoht, siis avalduse rakendamisel muudab Persona ära olemasoleva ametikoha koormuse. Seda ka siis, kui muudetav ametikoht on töötaja eelmine ametikoht või tuleviku ametikoht.
  

• Kui töötaja lisab vabas vormis avaldusele faili ja esitab avalduse, siis kuni avaldust ei ole rakendatud, on fail nähtav ainult avalduste kinnitamise/rakendamise lehel ning töötaja iseteeninduses avalduse andmete juures. Pärast avalduse rakendamist on töötaja poolt sisestatud fail näha ka dokumentide üldvaates lehel "Dokumendid" kaustas "Iseteenindus" ja töötaja andmetes lehel "Dokumendid". Dokumendi nimetuseks on failinimi, mille töötaja üles laadis, ja liigiks on "Vabas vormis avaldus". Kui avaldus kustutatakse dokumentide üldvaate kaudu või isiku andmete alt, siis pole see dokument enam kättesaadav ka iseteeninduses. Persona annab taolisel juhul iseteeninduses faili nimele vajutades järgmise teate: faili ei leitud!
  

• Koolitusavalduste muutmise vormil on täiendavad rippmenüüd „Koolitusvaldkond“, „Koolitusliik“ ja „Koolitusvorm“, mis on nähtavad ainult personalitöötaja vaates, töötaja iseteeninduses neid ei kuvata.
• Koolitusavalduste muutmise vormil on rippmenüüs "Korraldaja" nupp "Lisa korraldaja", mis võimaldab rippmenüsse lisada puuduva asutuse.
  

• Kui töötaja on esitanud koormusemuudatuse ja töösuhte lõpetamise avaldused tulevikku, kuid lahkub asutusest varem, siis lehel "Töö" töötaja ametikohalt vabastamisel ei kustutata ära avaldusi, mis jäävad pärast lahkumise kuupäeva. Staatusega "Kinnitatud" ja "Kinnitamisel" avaldused saab tagasi lükata, et need ei jääks tegelemist vajavate avalduste vaates püsivalt näha.
• Kui avalduse muutmisel tekib veateade "Viga toimingu teostamisel: isikut ei leitud", siis see tekib seetõttu, et isik on asutusest lahkunud, kuid tema etteulatuvalt tehtud avaldus on veel lehel "Avaldused". Staatusega "Kinnitatud" ja "Kinnitamisel" avaldused saab tagasi lükata, et need ei jääks tegelemist vajavate avalduste vaates püsivalt näha.
• Teade "Muudatuse kuupäev on peale töösuhte lõppu" tekib näiteks olukorras, kus töötaja sisestas iseteeninduses koormusemuudatuse avalduse ära tuleviku kuupäevaga, seejärel tegi personalitöötaja Personas töötajale kulukoha muudatuse, koormusemuudatuse või üleviimise ning kõige viimasena sammuna püüab personalitöötaja rakendada töötaja poolt esitatud avaldusi, mis kuupäeva järgi hakkavad kehtima lehel "Töö" näidatud uue ametikoha kehtivuse ajal. Kui taotlus avada muutmiseks, valida menüüst õige ametikoht ja muudatus salvestada, siis on võimalik avaldus kenasti ilma teadeteta rakendada.
• Teade "Avalduse rakendamine ei ole lubatud, kuna isikul leidub tulevikus algavaid töösuhteid. Enne avalduse rakendamist tuleb tulevikus algavad töösuhted kustutada." tekib olukorras, kus isikule on Personasse lehele "Töö" sisestatud tulevikku koormusemuudatus ja töötaja on teinud töösuhte lõpetamise avalduse kuupäevaga, mis jääb eelmise ametikoha kehtivuse sisse. Enne taolise taotluse rakendamist tuleb Personas lehel "Töö" tuleviku ametikoht ära kustutada.
  
  
  
  

MIDA VEEL TÄHELE PANNA?¶

• Kui teil on Personas ühe sisselogimise all mitu juriidilist keha, siis on oluline teada, et avalduste rakendamise lehel näidatakse kõikide teie asutuste avaldusi. Need ei ole piiratud kasutaja juurde märgitud hallatava asutuse seadistusega.
  

• Avalduse rakendamine ei õnnestu.
  Lisaks taotluste rakendamise õigusele peab kasutajal olema ka Töö andmete muutmise õigus.
  

• Hüve avalduse kinnitajat ei õnnestu muuta.
  Nupp “Uuenda“ ei lähe aktiivseks kinnitaja muutmisel, kui alguskuupäev on tänaseks minevikus.
  

• Teade "Vale avalduse staatus"
  Avaldus on juba kinnitatud ja seda ei saa seetõttu enam kinnitada.
  

• Teade "Puuduvad õigused antud toimingu teostamiseks"
  Personasse sisse logitud kasutaja ja avaldusel kinnitajaks olev töötaja ei kattu.
  

• Avalduse muutmise valik ei ole menüüs aktiivne.
  Kontrollida rollide alt iseteeninduse blokist, kas vastava avalduse muutmise õigus on kasutajal olemas.
  

• Kui kasutaja parool on blokeeritud ja sisse on logitud Smart-ID või ID-kaardi abil, siis avalduse rakendamise nupu vajutamise peale ei juhtu midagi. Kasutaja küljest parooli blokeeringu eemaldamiseks on mitu võimalust:
  • Kasutaja teeb läbi protsessi "Unustasin parooli?"
  • Kasutaja logib sisse kasutades mõnda järgnevatest autentimisviisidest: ID-kaart, Mobiil-ID või Smart-ID ning seejärel vahetab iseendal parooli ära (Seaded või Iseteenindus).
  • Peakasutaja vajutab kasutaja küljest "Saada kasutajale parooli lähtestamise link!"
  • Peakasutaja vahetab kasutajal ise käsitsi parooli ära
  • Persona kasutajatugi eemaldab blokeeringu.
    

• Miks Persona ütleb avalduse rakendamisel, et hüve tüüpi ei leitud?
  Antud teade tekib siis, kui
  • püsiandmete all on hüve liigile pandud lõppkuupäev ja tänane ehk avalduse rakendamise hetke kuupäev on hilisem hüve liigile pandud lõppkuupäevast.
  • töötaja on teinud hüve avalduse, kuid enne selle hüve avalduse rakendamist on püsiandmete all hüve liigile pandud märge "Peida valikutest".
    

• Persona saadab esitatud avalduse kohta kinnitajale e-posti teavituse koos lingiga, millele vajutamisel toimub kinnitamine automaatselt.