Dokumentide allkirjastamine

Dokumendi allkirjastamist saab algatada kolmelt lehelt:

Lehel "Dokumentide allkirjastamine" Vaata pilti
1. veenduge, et struktuuriüksuse filter on tühi
2. vajutage nupule "Lisa uus"
3. laadige üles allkirjastamisele minev dokument
4. sisestage dokumendi nimetus, liik, dokumendikaust ja osapooled
5. vajutage nupule "Saada allkirjastamisele"
  - kui te olete osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Dokobiti lehele, kus te saate dokumendile allkirja lisada ning seejärel suunatakse teid tagasi lehele "Dokumentide allkirjastamine". Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.
  - kui te ei ole osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Personas dokumendi vaatamise vormile. Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.
Lehel "Aruanded" Vaata pilti
1. valige näiteks aruanne "Töölepingu andmed"
2. vajutage nupule "Ava aruanne"
3. vajutage real, mille andmed soovite lepingusse lisada
4. vajutage Wordi-i ikoonile
5. valige mall ja vajutage nupule "Saada allkirjastamisele". Kui malle rippmenüüs ei ole, siis lugege juhendit malli loomise kohta.
6. täitke avanenud vormil väljad
7. vajutage nupule "Saada allkirjastamisele"
  - kui te olete osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Dokobiti lehele, kus te saate dokumendile allkirja lisada ning seejärel suunatakse teid tagasi lehele "Dokumentide allkirjastamine". Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.
  - kui te ei ole osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Personas dokumendi vaatamise vormile. Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.
Lehel "Onboarding" Vaata pilti
1. vajutage "Lisa uus"
2. vajutage "Salvesta"
3. oodake kuni värvatav töötaja on ankeedi ära täitnud ja esitanud
4. vajutage "Onboarding" lehel vastava rea peal
5. vajutage "Alustage protsessi"
6. vajutage "Kinnita andmed"
7. sisestage töösuhte andmed
8. vajutage "Lisa töösuhe"
9. tehke täpike "Allkirjasta tööleping Dokobitis" ette
10. valige mall
11. sisestage dokumendi nimetus
12. vajutage "Lisa leping"
13. valige dokumendi kaust
14. vajutage nupule "Saada allkirjastamisele"
  - kui te olete osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Dokobiti lehele, kus te saate dokumendile allkirja lisada ning seejärel suunatakse (vajadusel vajutage "Jätka") teid tagasi lehele "Dokumentide allkirjastamine". Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.
  - kui te ei ole osapoolte hulgas, siis suunatakse teid Personas dokumendi vaatamise vormile. Teised osapooled saavad e-maili aadressilt notifications@dokobit.com, kus on link, mis suunab dokumenti Dokobitis allkirjastama.

Oluline teada!

Märge "Kuva töötaja dokumentides" on oluline ära märkida kõikidele isikutele, kelle dokumenti allkirjastatakse. See hõlbustab hiljem dokumentide leidmist. Kui te märgite struktuuriüksuse filtrisse konkreetse üksuse, siis Persona otsib kõigepealt üles kõik dokumendid, kus on osapoole juurde tehtud märge "Kuva töötaja dokumentides", seejärel vaatab, kas märkega isik kuulub struktuuriüksuse filtrisse valitud üksusesse ja kui kuulub, siis kuvab selle dokumendi teile lehele "Dokumentide allkirjastamine".

Õigus "Väliste isikute dokumentide allkirjastamine (kõik üksused)" (Seaded > Rollid > Muuda)

Me soovitame seda õigust anda vaid nendele kasutajatele, kellel on õigus näha kõiki Personas hoitavaid allkirjastatavaid dokumente. Kui kasutaja ei tohi näha kõiki allkirjastatavaid dokumente (näiteks võib näha ainult ühe osakonna või asutuse dokumente), siis seda õigust talle anda ei tohiks. Küll aga kui teie protsess näeb ette, et kõigepealt saadetakse dokument allkirjastamiseks juhile ja alles seejärel lisatakse töötaja, siis seda ilma "Väliste isikute dokumentide allkirjastamine (kõik üksused)" õiguseta teha ei saa, kuna Persona nõuab, et ühe isiku ees peab olema märge "Kuva töötaja dokumentides".
Antud õigusega kasutajad näevad ka kõiki neid dokumente, millele ei ole tehtud ühegi osapoole juurde märget "Kuva töötaja dokumentides". Persona ei tea märketa "Kuva töötaja dokumentides" dokumentide korral, millise osapoole üksust tuleb kontrollida. Kui õigust "Väliste isikute dokumentide allkirjastamine (kõik üksused)" ei ole, siis Persona selliseid dokumente ei kuva. Kui õigus on, siis kuvab.
Selle õigusega kasutajad saavad kutsuda dokumenti allkirjastama ka isikud, keda Personasse sisestatud ei ole - selleks sisestavad osapoole e-maili aadressi.

dokumente saab allkirjastamiseks saata nii Personasse juba sisestatud isikutele (neil peab olema e-maili aadress küljes) või välistele isikutele lisades vajalikule väljale nende e-maili aadressi
dokumenti allkirjastamisele saatmisel saab teha valiku, kas dokumendi vaatamiseks on vaja dokumendi allkirjstamise osapoole autentimist

MIDA VEEL TÄHELE PANNA?¶

Miks Persona ei kuva allkirjastatud/allkirjastatavat dokumenti?
- eemaldage ristile vajutamise abil filtrisse "Struktuuriüksus" valitud üksus
- märketa "Kuva töötaja dokumentides" dokumentide nägemiseks lisage Persona kasutajaga seotud rollile õigus "Väliste isikute dokumentide allkirjastamine (kõik üksused)". Loe ülalt, mida õiguse lisamine kaasa toob.

Miks osapoolte valikus ei ole isikut, keda mul on vaja valida?
Veenduge, et isikule, keda soovite valida, on töö e-mail sisestatud lehele "Kontaktid" (Töötajad > valige isik > Kontaktid > Lisa uus > Töö e-post)

Seotud teemad:¶

Tagasi / Iseteeninduse sisukorda