Dokumentide lisamine töötajatele tutvumiseks

• Dokumendiga tutvumise ja kinnitamise protsessist üldiselt
• Kasutajaõiguste seadistamine
• Töösuhte dokumendid
• Muud dokumendid ja uue töötaja dokumendid
• Uue töötaja dokumendid
  

TÖÖSUHTE DOKUMENDID¶

Üldine kirjeldus



Paneelil "Töösuhte dokumendid" kuvatakse kõiki dokumente,

• millele on Personas liigiks märgitud "Tööleping" koodiga "Tooleping" või "Töölepingu lõpetamine" koodiga "Toolepingu_lopetamine" ja
• mis asuvad kaustades, mille haldamise õigus kasutajal on ja mis ei ole ühegi isikuga seotud või on seotud isikutega, kes kuuluvad käesoleva töötaja hallatava(te)sse struktuuriüksus(t)esse.
  Paneelil "Töösuhte dokumendid" kuvatakse ka dokumendid, mis on personalimooduli (nt dokumentide üldlehe "Dokumendid") kaudu lisatud ja millel on liigiks "Tööleping" või "Töölepingu lõpetamine".
  

Nupu "Lisa uus" abil on võimalik töölepinguid Personasse lisada ja konkreetse isikuga siduda.
Lisatud ja isikuga seotud dokument on näha lisaks antud lehele järgmistel lehtedel:

• personalimoodulis lehel "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• isiku andmete all lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid)
• töötaja iseteeninduses lehel "Minu dokumendid" paneelil "Töösuhte dokumendid". Iga töötaja näeb ainult iseenda töösuhte dokumente, kui dokumentidele on lisatud seotud isikute hulka ainult 1 isik ja see on õige isik.
  Dokumendi juurde lisatud isik pannakse automaatselt seotud isikuks ka personalimoodulis lehel "Dokumendid" ja isiku andmete all lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid).
  

Töötaja näeb lisatud töösuhte dokumenti iseteeninduses alates sellest hetkest, kui tema nimi on lisatud dokumendi juurde seotud isikuna.


Paneelil "Töösuhte dokumendid" on võimalik menüüvaliku "Muuda" abil avaneval vormil muuta dokumendiga seotud järgnevat infot:

• lisada/kustutada dokumendifaili ja seotud isikut
• lisada/muuta dokumendikausta
• muuta dokumendi liiki, nimetust ja kuupäeva.
  

Isikute valiku filtris on inimeste leidmiseks 2 võimalust:

• isiku nime järgi
• osakonna nime järgi
  Oluline on meeles pidada, et isiku valimiseks tuleb kindlasti vajutada noole nuppu, mis näitab paremale. Kui see jääb tegemata, siis isik ei satu veergu "Valitud isikud" ja salvestamisel andmeid temaga ei seota.
  

Teavitusi dokumendi lisamise, muutmise ja kustutamise kohta ei saadeta.


Dokumendi kustutamisel paneelilt "Töösuhte dokumendid" kustutatakse dokument ka järgmistelt lehtedelt:

• personalimoodulist lehelt "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• isiku andmete alt lehelt "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid)
• töötaja iseteeninduses lehelt "Minu dokumendid" paneelilt "Töösuhte dokumendid".
  

MUUD DOKUMENDID¶

1. veenduge Persona personalimoodulis dokumentide üldlehel (Persona ülamenüüs "Dokumendid"), et teil on dokumendi liigiks valitud "Muu dokument".
2. lisage iseteeninduse lehel "Dokumendid" dokumendi juurde isik, kes peab antud dokumendiga tutvuma ja sellega tutvumist kinnitama. Selleks liikuge Personas järgmiselt:
   1. vajutage Persona ülamenüüs "Dokumendid" kõrval olevale noolele ja valige "Dokumendi kinnitused"
   2. avage paneel "Muud dokumendid"
   3. otsige otsingu abil üles dokument, mida soovite töötajale tutvumiseks ja kinnitamiseks saata
   4. vajutage dokumendi rea lõpus olevale kolmele täpile ja valige "Muuda"
   5. vajutage lingile "Lisa isikule kinnitamiseks"
   6. tehke märge isiku ette, vajutage > nupule, vajutage "Valmis" ja vajutage "Uuenda".
      

1. lisage dokument Personasse personalitöötaja iseteeninduse lehel "Dokumendid" paneelil "Muud dokumendid" nupu "Lisa uus" abil.
2. lisage dokumendi juurde isik/isikud, kes peavad antud dokumendiga tutvuma ja dokumendiga tutvumist kinnitama.
   

Üldine kirjeldus

Paneelil "Muud dokumendid" kuvatakse kõiki dokumente,

• millele on Personas liigiks märgitud "Muu dokument" ja
• mis asuvad kaustades, mille haldamise õigus kasutajal on.
  Paneelil "Muud dokumendid" kuvatakse ka dokumendid, mis on personalimooduli (nt dokumentide üldlehe "Dokumendid") kaudu lisatud ja millel on liigiks "Muu dokument".
  

Paneelile "Muud dokumendid" saab lisada erinevaid dokumente töötajatele tutvumiseks ja tutvumise kinnituse andmiseks. Kui töötaja on dokumendiga tutvumise kinnitanud, kuvatakse dokumendi detailvaates kinnitamise kuupäeva. Kui töötaja ei ole dokumendiga tutvumist kinnitanud, siis kuvab Persona detailvaates linki "Saada meeldetuletus", millele vajutamise korral saadetakse töötajale e-maili teel teavitus dokumendiga tutvumise kohta. Teavituse sisu on samasugune nagu dokumendi lisamise korral.

Nupu "Lisa uus" abil on võimalik paneelile "Muud dokumendid" lisada dokumente liigiga "Muu dokument". Lisatud ja isikule kinnitamisele saadetud dokument on näha lisaks antud lehele ka järgmistel lehtedel:

• personalimoodulis lehel "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• töötaja iseteeninduses lehel "Minu dokumendid" paneelil "Töösuhte dokumendid".
  Isiku andmete all lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid) kuvatakse antud dokumenti ainult siis, kui töötaja on lisatud personalimoodulis lehel "Dokumendid" (Persona ülamenüüs) või isiku andmete lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid) dokumendiga seotud isikute hulka.
  

Paneelil "Muud dokumendid" on võimalik menüüvaliku "Muuda" abil avaneval vormil muuta dokumendiga seotud järgnevat infot:

• lisada/kustutada dokumendifaili ja isikuid, kellel on kohustus dokumendiga tutvumist kinnitada
• lisada/muuta dokumendikausta
• muuta dokumendi liiki, nimetust ja kuupäeva
  

Töötaja näeb lisatud dokumenti iseteeninduses alates sellest hetkest, kui tema nimi on lisatud personalitöötaja iseteeninduse all dokumendi juurde valitud isikute hulka.

Persona saadab dokumendi juurde lisatud isikutele e-maili teel teavitusi järgmistel juhtudel:

• uue dokumendi lisamisel, kui dokumendile lisatakse 1 või mitu isikut, kellel on dokumendiga tutvumise kohustus.
• olemasoleva dokumendi muutmisel, kui dokumendile lisatakse 1 või mitu isikut, kellel on dokumendiga tutvumise kohustus. Teavitus saadetakse ainult juurde lisatud isikutele.
• olemasoleva dokumendi muutmisel, kui dokumendilt eemaldatakse 1 või mitu isikut. Teavitus saadetakse ainult eemaldatud isikutele.
• lingile "Saada meeldetuletus" vajutamisel.
• nupule "Saada meeldetuletus" vajutamisel nendele isikutele, kes ei ole veel dokumendiga tutvumist kinnitanud.
  

Dokumendi kustutamisel paneelilt "Muud dokumendid" kustutatakse dokument ka järgmistelt lehtedelt:

• personalimoodulist lehelt "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• töötaja iseteeninduses lehelt "Minu dokumendid" paneelilt "Muud dokumendid".
• isiku andmete alt lehelt "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid), kui töötaja oli lisatud seotud isikute hulka.
  

UUE TÖÖTAJA DOKUMENDID¶

1. veenduge Persona personalimoodulis dokumentide üldlehel (Persona ülamenüüs "Dokumendid"), et teil on dokumendi liigiks valitud "Uus töötaja".
2. lisage personalitöötaja iseteeninduse lehel "Dokumendid" dokumendi juurde isik, kes peab antud dokumendiga tutvuma ja sellega tutvumist kinnitama. Selleks liikuge Personas järgmiselt:
   1. vajutage Persona ülamenüüs "Dokumendid" kõrval olevale noolele ja valige "Dokumendi kinnitused"
   2. avage paneel "Muud dokumendid"
   3. otsige otsingu abil üles dokument, mida soovite töötajale tutvumiseks ja kinnitamiseks saata
   4. vajutage dokumendi rea lõpus olevale kolmele täpile ja valige "Muuda"
   5. vajutage lingile "Lisa isikule kinnitamiseks"
   6. tehke märge isiku ette, vajutage > nupule, vajutage "Valmis" ja vajutage "Uuenda".
      

1. lisage dokument Personasse iseteeninduse lehel "Dokumendid" paneelil "Uue töötaja dokumendid" nupu "Lisa uus" abil.
2. lisage dokumendi juurde isik/isikud, kes peavad antud dokumendiga tutvuma ja dokumendiga tutvumist kinnitama.
   

Paneelile "Uue töötaja dokumendid" saab lisada tööle asuvate isikute jaoks ettenähtud dokumente tutvumiseks ja tutvumise kinnituse andmiseks.

Paneelil "Uue töötaja dokumendid" kuvatakse kõiki dokumente,

• millele on Personas liigiks märgitud "Uus töötaja" ja
• mis asuvad kaustades, mille haldamise õigus kasutajal on.
  Paneelil "Uue töötaja dokumendid" kuvatakse ka dokumendid, mis on personalimooduli (nt dokumentide üldlehe "Dokumendid") kaudu lisatud ja millel on liigiks "Uus töötaja".
  

Paneelile "Uue töötaja dokumendid" saab lisada erinevaid dokumente töötajatele tutvumiseks ja tutvumise kinnituse andmiseks. Kui töötaja on dokumendiga tutvumise kinnitanud, kuvatakse dokumendi detailvaates kinnitamise kuupäeva. Kui töötaja ei ole dokumendiga tutvumist kinnitanud, siis kuvab Persona detailvaates linki "Saada meeldetuletus", millele vajutamise korral saadetakse töötajale e-maili teel teavitus dokumendiga tutvumise kohta. Teavituse sisu on samasugune nagu dokumendi lisamise korral.





Nupu "Lisa uus" abil on võimalik paneelile "Uue töötaja dokumendid" lisada dokumente liigiga "Uus töötaja". Lisatud ja isikule kinnitamisele saadetud dokument on näha lisaks antud lehele ka järgmistel lehtedel:

• personalimoodulis lehel "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• töötaja iseteeninduses lehel "Minu dokumendid" paneelil "Uue töötaja dokumendid".
  Isiku andmete all lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid) kuvatakse antud dokumenti ainult siis, kui töötaja on lisatud personalimoodulis lehel "Dokumendid" (Persona ülamenüüs) või isiku andmete lehel "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid) dokumendiga seotud isikute hulka.
  

Paneelil "Uue töötaja dokumendid" on võimalik menüüvaliku "Muuda" abil avaneval vormil muuta dokumendiga seotud järgnevat infot:

• lisada/kustutada dokumendifaili ja isikuid, kellel on kohustus dokumendiga tutvumist kinnitada
• lisada/muuta dokumendikausta
• muuta dokumendi liiki, nimetust ja kuupäeva
  

Töötaja näeb lisatud dokumenti iseteeninduses alates sellest hetkest, kui tema nimi on lisatud dokumendi juurde valitud isikute hulka.

Persona saadab dokumendi juurde lisatud isikutele e-maili teel teavitusi järgmistel juhtudel:

• uue dokumendi lisamisel, kui dokumendile lisatakse 1 või mitu isikut, kellel on dokumendiga tutvumise kohustus.
• olemasoleva dokumendi muutmisel, kui dokumendile lisatakse 1 või mitu isikut, kellel on dokumendiga tutvumise kohustus. Teavitus saadetakse ainult juurde lisatud isikutele.
• olemasoleva dokumendi muutmisel, kui dokumendilt eemaldatakse 1 või mitu isikut. Teavitus saadetakse ainult eemaldatud isikutele.
• lingile "Saada meeldetuletus" vajutamisel.
• nupule "Saada meeldetuletus" vajutamisel nendele isikutele, kes ei ole veel dokumendiga tutvumist kinnitanud.
  

Dokumendi kustutamisel paneelilt "Uue töötaja dokumendid" kustutatakse dokument ka järgmistelt lehtedelt:

• personalimoodulist lehelt "Dokumendid" (Persona ülamenüüs)
• töötaja iseteeninduses lehelt "Minu dokumendid" paneelilt "Uue töötaja dokumendid".
• isiku andmete alt lehelt "Dokumendid" (Töötajad > vajuta konkreetsel töötajal > Dokumendid), kui töötaja oli lisatud seotud isikute hulka.