Vabas vormis avalduste kasutuselevõtmise juhend

Vabas vormis avalduste funktsionaalsus võimaldab teha järgmisi toiminguid:

Töötaja saab iseteeninduses esitada vabas vormis avaldusi, millele saab lisada juurde faile (Vaata täpsemalt)
- Avaldust saab esitada failiga ja failita.
- Kui töötaja esitab avalduse ilma failita, siis on see avaldus pärast rakendamist näha ainult avalduste kinnitamise/rakendamise lehel "Avaldused" ja töötaja iseteeninduses. Rakendatud avalduste nägemiseks avalduste kinnitamise/rakendamise lehel "Avaldused" tuleb teha märge "Kõik avaldused" ette.
- Avalduse esitamisel koos failiga ei ole lahtri "Sisu" täitmine kohustuslik.
- Lisada saab faile järgmistes formaatides: pdf, xlsx, docx, asice, jpg, png, zip, rar, odt, ods, pages ja numbers. Kui Persona ei kuva teile dokumendifaili, mida püüate lisada, siis tuleks pärast nupule "Lisa failid" vajutamist valida akna paremalt alt servast rippmenüüst valik "All files".
- Personasse on lubatud lisada faile, mille suurus on kuni 4MB.
- Sisu lahtrisse saab sisestada 251 tähemärki.
- Kinnitajaks saab valida ühe kinnitaja.
- Kinnitaja on vaikimisi valitud ja kinnitaja lahter on mitteaktiivne, kui töötaja andmeid on õigus kinnitada ainult ühel kinnitajal.
Juht saab vabas vormis avaldusi kinnitada ja tagasi lükata (Vaata täpsemalt)
Personalitöötaja saab vabas vormis avaldusi avaldusi rakendada (ehk lõplikult kinnitada), muuta ja tagasi lükata (Vaata täpsemalt)
- Personalitöötaja saab avaldusele faile juurde lisada, sisu lahtrit korrigeerida ja kinnitajat muuta.

E-mailile saadetavad teavitused:

Kasutusele võtmise sammud:

Lisage iseteeninduse kasutaja rollile vabas vormis avalduse muutmise õigus (sh avalduste vaatamise õigus):
- Õigus "Avaldused" annab iseteeninduses paneeli "Avaldused" nägemise õiguse.
- Õigus "Vabas vormis avaldused" annab uue avalduse lisamisel avalduseliigi rippmenüüsse valiku "Vabas vormis avaldus".
Juhtide rollile täiendavaid õigusi ei ole vaja lisada, kui teie asutuse töötajad on avaldusi iseteeninduses juba varasemalt teinud. Kui avalduste funktsionaalsust hakatakse kasutama esmakordselt, siis tuleb juhi rollile lisada õigus "Avalduste kinnitamine":
Personalitöötaja rollile täiendavaid õigusi ei ole vaja lisada, kui teie asutuse töötajad on avaldusi iseteeninduses juba varasemalt teinud. Kui avalduste funktsionaalsust hakatakse kasutama esmakordselt, siis tuleb personalitöötaja rollile lisada õigus "Avalduse rakendamine (kõik üksused)".
- Vabas vormis avalduste rakendamiseks ei pea Persona kasutajal olema dokumendikausta "Iseteenindus" nägemise õigust (Seaded > Kasutajad > Muuda > Hallatavad dokumendikaustad) ja kasutajal rollil ei pea olema dokumentide nägemise õigust (Seaded > Rollid > Dokumendid).
  
  Loe õiguste kohta täpsemalt

Failidest üldisemalt:

Kui töötaja lisab vabas vormis avaldusele faili ja esitab avalduse, siis kuni avaldust ei ole rakendatud, on fail nähtav ja allalaetav ainult avalduste kinnitamise/rakendamise lehel "Avaldused" ning töötaja iseteeninduses avalduse andmete juures.
Pärast avalduse rakendamist on töötaja poolt sisestatud fail näha ja allalaetav ka Personas dokumentide üldvaates (lehel "Dokumendid" kaustas "Iseteenindus") ja töötaja andmetes lehel "Dokumendid" (Töötajad > Isik > Dokumendid). Seda juhul, kui lehel "Kasutajad" on Persona kasutaja juures ära märgitud vähemalt kausta "Iseteenindus" nägemise õigus.
Dokumendi nimetuseks Personas dokumentide lehtedel on failinimi, mille töötaja üles laadis, ja liigiks on "Vabas vormis avaldus".
Kui avaldus kustutatakse dokumentide üldvaate kaudu või töötaja andmete alt, siis pole see dokument enam kättesaadav ka iseteeninduses. Persona annab taolisel juhul iseteeninduses faili nimele vajutades järgmise teate: faili ei leitud!
Kui dokumentide üldvaates lehel "Dokumendid" kustutada ära dokument, siis kustub ära töötaja poolt lisatud fail avalduste kinnitamise/rakendamise lehelt "Avaldused" ja iseteenindusest paneelilt "Avaldused", kuid avaldus ise koos failinimega jääb alles.

Oluline teada:

Persona salvestab kõik iseteeninduse kaudu laekunud failid Personas dokumentide alla kausta "Iseteenindus". See tähendab, et kui teil on Personas mitu juriidilist keha, siis kõikide nende asutuste vabas vormis avalduste failid lähevad ühte ja samasse kausta. Kui teil tegelevad erinevate ettevõtetega erinevad isikud, siis ei tasu kasutajaõigustes lisada nendele kasutajatele kausta "Iseteenindus" nägemise õigust (muidu näevad nad kõikide juriidiliste kehade avaldusi). See omakorda tähendab, et rakendatud avalduste failid ei ole taolistele kasutajatele nähtavad Persona dokumentide lehtedel. Küll aga on vabas vormis avaldused koos failidega nähtavad vastavalt kasutajaõigustele lehel "Avaldused". Kõrgemate õigustega Persona kasutaja, kellel on õigus näha dokumendikausta "Iseteenindus", näeb kõikide teie Personas hallatavate juriidiliste kehade all töötavate töötajate poolt saadetud faile.

Avalduse esitamine, kinnitamine, tagasi lükkamine ja rakendamine

MIDA VEEL TÄHELE PANNA?¶

Miks Persona + nuppu ei kuva, kuigi kõik õigused on olemas?
Taoline olukord võib tekkida, kui teie veebilehitseja kasutab näiteks Google Translate tõlkevahendit.