Persona võimaldab teie asutuse töötajatele e-maili teel automaat-teavituste saatmist enne oluliste kuupäevade kätte jõudmist.
Teavitus saadetakse ainult selle töötaja e-mailile, kellel vastav sündmus on lähenemas. Teavitusi on võimalik saata järgmiste sündmuste kohta:
- Lähenevad sünnipäevad
- Lähenevad vestlused
- Lähenevad puhkused
- Lähenevad tervisekontrollid
- Aeguvad kompetentsid
- Lõppevad katseajad
- Lähenevad teenistustähtajad
- Aeguvad isikut tõendavad dokumendid
- Lähenevad vanaduspensionid
- Aeguvad tõendid
Teavituse sisu saab iga asutus ise koostada.
Teavitusi koos etteteatamise päevade arvu ja teavituse sisuga saab seadistada seadete lehel. Seadete lehele jõuate, kui vajutate Persona paremal üleval servas asuvale lingile "Seaded".
Teavituste seadistamisel on oluline teada järgmist:
- Persona saadab konkreetset tüüpi teavitusi (näiteks vestlused) töötajatele ainult juhul, kui see teavitus on lisatud seadete lehel e-maili teavituste alla ja selle teavituse andmete vormil on tehtud märge märkeruutu "Aktiivne". Kui märkeruut "Aktiivne" on tühi, siis vastavaid teavitusi töötajate e-mailile ei saadeta.
- Ühe sündmuse kohta saab lisada/seadistada ainult ühe teavituse. Kui konkreetse sündmuse teavitus on ära lisatud/seadistatud, siis selle sündmuse nimetust enam järgmise teavituse lisamisel teavituse nime rippmenüüs ei ole. Kui kõikide teavitussüsteemis pakutavate sündmuste kohta on teavitus juba lisatud/seadistatud, siis uue teavituse lisamisel on teavituse nime rippmenüü tühi.
- Etteteatamise aja määratlemine
- Kui etteteatamise päevadeks on märgitud 0, siis saadab Persona selle läheneva sündmuse kohta töötajale e-maili teel teavituse täpselt sellel päeval, mil sündmus aset leiab. Näiteks kui isikul tuleb vestlus kuupäeval 16.05.2014, siis Persona saadab sellele isikule teavituse lähenevast vestlusest 16.05.2014.
- Kui etteteatamise päevadeks on märgitud 1, siis saadab Persona selle läheneva sündmuse kohta töötajale e-maili teel teavituse üks päev enne sündmuse aset leidmist. Näiteks kui isikul tuleb vestlus kuupäeval 16.05.2014, siis Persona saadab sellele isikule teavituse lähenevast vestlusest 15.05.2014.
- Lahtri "Pealkiri" sisu paneb Persona e-maili Subject/teema lahtrisse.
- Teavituse teksti koostamisel saab kasutada rippmenüüs pakutavaid välju (näiteks ), mille Persona töötajale teavituse saatmisel ise ära täidab.
Näide: Kui teavituse teksti lahtrisse sisestada tekst
"Tere < Eesnimi>! Tuletame meelde, et sul on planeeritud puhkus perioodiks < Alg.kp> - < Lõpp kp>. Palun pane oma e-mailile automaatne vastus (Out of Office), milles märgi ära, kui kaua oled kontorist eemal, kes sind asendab ning kuidas temaga kontakteeruda",
siis Persona saadab näiteks Ave Aabikule tema puhkuse lähenedes teate
"Tere Ave! Tuletame meelde, et sul on planeeritud puhkus perioodiks 11.06.2012 - 01.08.2012. Palun pane oma e-mailile automaatne vastus (Out of Office), milles märgi ära, kui kaua oled kontorist eemal, kes sind asendab ning kuidas temaga kontakteeruda".
- Teavitavad e-mailid saadetakse välja igal hommikul kell 08:00.
- E-mailid saadetakse töötajate töö e-mailile. Kui töö e-mail puudub, siis saadetakse teavitus kodusele e-mailile.
- Persona saadab töötajatele teavituslikud e-mailid välja aadressilt persona-teavitus@ee.fujitsu.com aadressilt.
Näidisteavituse saatmineNäidisteavituse saatmise võimalus on loodud selleks, et te saaksite enda poolt loodud teavituse teksti ka e-maili peal üle kontrollida enne kui teie asutuse töötajad neid saama hakkavad.
Näidisteavitus saadetakse sisse loginud kasutajaga seotud isiku töö e-maili aadressile ja selle puudumisel kodusele e-mailile.
- Veenduge, et teie kasutajanimi on seotud teie isikuga järgmiselt: Seaded > Kasutajad > klikake oma kasutajanimel > kontrollige, kas sõna isik järel on teie nimi. Kui sõna Isik järel on tühjus, siis tuleks kasutajanime ja isiku sidumiseks vajutada nupule Muuda, sisestada isiku lahtrisse oma nimi ja vajutada nupule Salvesta. Kui teie kasutajanimi on teie isikuga selliselt seotud, siis nupule "Saada näidisteavitused minu meiliaadressile" vajutamise järel saadetakse näidisteavitus teie töö e-maili aadressile, mis on märgitud Personas kontaktide lehele.
Isik, kelle näidisandmed meilile jõuavad, on Tõnu Tamm.
Lähenevate puhkuste teavitus- Puhkuste teavitus liidab kokku järjestikused puhkused ja saadab nende kohta välja ainult ühe teavituse.
- Puhkuste teavitus võtab andmeid nii puhkuseplaani kui ka väljavõetud puhkuste paneelilt. See tähendab, et kui sama puhkus on sisestatud puhkuseplaani paneelile ja ka väljavõetud puhkuste paneelile, siis saab töötaja läheneva puhkuse kohta 2 teavitust.
Teavituse funktsiooni ei ole lisatud järgmistele meeldetuletustele:
- Lõppenud lepingud
- Lõppevad lepingud
- Tööle asunud isikud
Tagasi /
Personali sisukorda