Kui teil tekkis küsimusi oma puhkuse Personasse sisestamisel, siis
palun pöörduge oma otsese juhi poole. Juht saab küsimuste korral abi oma asutuse Persona peakasutajalt. Persona peakasutaja saab vajadusel pöörduda Persona kasutajatoe poole.
Puhkuste ajakava koostamine Personas hõlmab peamiselt 3 sammu:
- töötaja sisestab puhkusetaotluse Persona iseteenindusse
- kinnitaja kinnitab puhkusetaotluse
- kinnitatud puhkuse lisab plaani ehk puhkuseajakavasse ettevõttes selleks määratud isik
Kui puhkus on plaani lisatud, siis on kinnitus lõplik, töötajale tuleb e-mailile sellekohane teade ja puhkust kuvatakse iseteeninduses roheliselt.
Puhkuseplaani lisatud puhkused moodustavad puhkuste ajakava ja puhkuste ajakava saab vaadata Persona iseteeninduses lehel "Puhkus", kui vajutada lingile "Vaata puhkuste ajakava". Puhkuste ajakava vaates näidatakse pooleli olevaid puhkusetaotlusi kollase värviga. Puhkus võib olla ajakavas kollast värvi ka siis, kui puhkus on plaani kantud enne, kui kõik kinnitad on kinnituse andnud.
NB! Puhkuse ajakavasse tuleb isikud ise valida - tehke klikk lahtris "Vali isikud" ning täitke märkeruudud nende isikute ees, keda te puhkuste ajakavas näha soovite.
Puhkusetaotluse esitamine
- Puhkusetaotluse lisamiseks vajutage nupule "Uus puhkusetaotlus", täitke väljad ja vajutage nupule "Esita taotlus"
- Lehe all servas näete oma puhkuse jääki ehk puhkusepäevade arvu, mida teil on õigus puhkusena välja võtta
- Lingile "Vaata täpsemalt" vajutamisel näete lisaks väljateenitud puhkuste täpsetele perioodidele ka järgmiste aastate puhkusi, mida saate alles vastavatel aastatel välja võtta
- Kinnitajaks saab valida neid isikuid, kellel on Personas puhkuste kinnitamise õigus ja kes näevad isikut, kelle puhkust kinnitada on vaja. Kui kinnitaja valikul tekib tõrge, nagu ei tunneks Persona kinnitaja nime ära ning teatab, et valige kinnitaja Persona poolt pakutavast menüüst, on tavaliselt probleem Chrome’i veebilehitseja sätetes. See tekib juhul kui Chrome’i settingutes on "Autofill" alt "Addresses and more" salvestus sisse lülitatud. Firefoxis, MS Edge’s ja Internet Exploreris ei ole seda seni juhtunud. Lahendusi on seega kaks - kas võtta Chrome’i aadressi automaattäitmine maha või kasutada mõnda muud veebilehitsejat.
Esitatud puhkusetaotluste vaatamine
- Vaikimisi kuvatakse lehel ainult need kõikide kinnitustega puhkusetaotlused, mille lõppkuupäev ei ole veel saabunud. Varasemaid käesoleva aasta puhkuseid ja eelmise aasta puhkuseid on võimalik vaadata lingile "Näita kõiki puhkuseid" klikates.
- Lehel ei kuvata puhkusetaotlust, mille töötaja on tühistanud ja mille tühistamisele on andnud kinnituse kõik osapooled (juhid on kinnitanud ja raamatupidaja/personalitöötaja on selle muudatuse plaani lisanud)
Esitatud puhkusetaotluste muutmine
- Te saate enda esitatud puhkusetaotlust muuta (1) ja kustutada (2) seni, kuni puhkusetaotlus on personalitöötaja või raamatupidaja poolt plaani kantud.
- Te saate puhkuseplaani lisatud puhkusetaotlusel muuta, millal Te puhkusetasu soovite (1) kuni 14 päeva enne puhkust. N: Kui täna on 30.05, siis Persona ei luba muuta puhkust, mis algab 13.06, kuid lubab muuta puhkust, mis algab 14.06.
Esitatud puhkusetaotluste tühistamine
- Kui puhkus on plaani kantud, siis saate te puhkust ainult tühistada (1). Puhkuse tühistamiseks peab juht puhkusetaotluse tühistamise kinnitama.
- Lehel ei kuvata puhkusetaotlust, mille töötaja on tühistanud ja mille tühistamisele on andnud kinnituse kõik osapooled (juhid on kinnitanud ja raamatupidaja/personalitöötaja on selle muudatuse plaani lisanud.)
Keeldututud ehk tagasi lükatud puhkusetaotlus
Kui puhkus on tagasi lükatud, siis on teil 2 võimalust:
- Muuta olemasolevat puhkusetaotlust ja esitada see uuesti. Kui muudate olemasolevat puhkusetaotlust, kustutage korraks puhkusetaotluse kinnitaja ning lisage uuesti. Nii toimides on kindel, et kinnitaja saab puhkusetaotluse kohta uue teavituse.
- Kustutada varem esitatud puhkusetaotlus ja lisada uus puhkusetaotlus.
Rohelisel taustal staatusega kuvatakse alati puhkus, mida töötaja võib kuupäeva saabudes puhkama asuda. Kõik vajalikud kinnitused on olemas.
Valgel taustal kuvatakse alati puhkusetaotlused, mis vajavad juhtide, personalitöötajate/raamatupidajate või töötaja tähelepanu - töötaja ei ole puhkama minekuks veel kõiki kinnitusi saanud
- puhkusetaotlus, mis ootab kinnitust (juhi ja personalitöötaja/raamatupidaja poolt)
- puhkusetaotlus, mis on juhtide poolt kinnitatud, kuid ootab veel raamatupidaja või personalitöötaja poolt plaani lisamist.
- puhkusetaotlus staatusega "Tagasi lükatud" - juhi, raamatupidaja või personalitöötaja poolt tagasi lükatud puhkusetaotlus
- töötaja poolt tühistatud puhkusetaotlus, mis ootab juhi või juhtide kinnitusi
Asendajale saadetakse teavitus, et ta on kellegi puhkuse asendajaks pandud, koheselt
Lisainfo:
- Juhi poolt kinnitatud, kuid plaani kandmata puhkust saab Personast ära kustutada
- Juhi poolt kinnitatud ja plaani kantud puhkust saab enne puhkuse algust tühistada - juhid peavad tühistamisega nõustuma. Kui tühistamine on plaani kantud, siis töötaja ja personalitöötaja seda iseteeninduses enam ei näe
- Juhi poolt kinnitatud ja plaani kantud puhkust ei saa tühistada, kui puhkus on juba kätte jõudnud.
Kui töötajale on tulevikku sisestatud koormuse muudatus või üleviimine ja töötaja tegi puhkusetaotluse esialgu vana koormusega ametikoha kehtivuse ajale ning hiljem püüab seda muuta uue koormusega ametikoha kehtivuse ajale, siis annab Persona teate "Puhkuse lõppkuupäev on suurem kui ametikoha lõppkuupäev". Taolisel juhul tuleks puhkus kustutada ja uuesti lisada.
Persona täiendavad seadistusvõimalused:
- Kui teie asutuse töötajad ei pea asendajat puhkuse juurde märkima, siis on võimalik puhkusetaotluse esitamise vormi seadistada selliselt, et asendajate lahtrit taotluse vormil ei kuvata. Seadistuse saab teie asutuse jaoks ära teha Persona kasutajatugi, kasutades koodi PuhTaotNaitaAsendajateValik.
- Kui teie asutuse töötajad saavad tasu alati eelviimasel tööpäeval, siis on võimalik puhkusetaotluse esitamise vormi seadistada selliselt, et märkeruutu "Soovin puhkusetasu saada palgapäeval" ei kuvata. Seadistuse saab teie asutuse jaoks ära teha Persona kasutajatugi, kasutades koodi PuhTaotNaitaTasuKoosPalgagaValik.
- Kui te soovite, et puhkuseavalduse vorm avaneks vaikimisi selliselt, et märge "Soovin puhkusetasu saada palgapäeval" on tehtud, siis selle seadistuse saab kasutajatugi teie Personale ära teha, kasutades koodi PuhTaotTasuKoosPalgagaIsChecked.
Loe lisaks: Iseteenindus - mida veel tähele panna?
MIDA VEEL TÄHELE PANNA?
- Veateade uue puhkusetaotluse lisamisel
Tühistatava puhkusega samale ajale saab uue puhkusetaotluse lisada siis, kui varasem puhkusetaotluse tühistamine on kinnitatud või kustutatud.
- Kas Personas on võimalik teha ka nii, et kui töötaja vormistab endale puhkust, siis ta ei saa endale määrata asendajat, kes ka puhkab samal ajal?
- Persona ise seda ei kontrolli ja hetkel seda seadistada ei ole võimalik (seisuga 08.08.2023).
- Puhkusetaotluse esitamisel iseteeninduses on võimalik jälgida puhkuste ajakava, kuhu jõuavad ka kinnitamata puhkusetaotlused. Te saate seda kasutada ja võrrelda võimaliku asendaja puhkusesooviga.
- Kui töötaja puhkus ulatub käesolevast aastast (N: 2024a) järgmisesse aastasse (N: 2025a), siis on oluline märgata, et tõenäoliselt on järgmisesse aastasse ulatuva puhkuseosa kasutamise ajaks (N: 2025a) eelmise aasta (N: 2023a) puhkus aegunud ja sealt (N: 2023a realt) ei saa neid (2025 aastasse jäävaid) päevi maha võtta.
Tagasi /
Iseteeninduse sisukorda